給与計算・人事労務の基礎知識
従業員が増えることに 必要な手続きや事前準備は？
知りたいのはどちらですか？
いつでも従業員を迎えられるよう、
ルールや情報管理の体制を整えましょう。
こんな方におすすめ
- check_box 従業員が増える際の準備を知りたい
- check_box 従業員の労働時間を管理する方法を知りたい
Lesson1就業規則・給与規定の作成
1-1就業規則とは
従業員が働くルールや労働条件を定めたもので、従業員10名以上の企業は管轄の労働基準監督署まで届け出ることが法律で義務づけられています。
従業員10名未満の場合は作成や届け出の義務はありません。しかし一人法人であっても、従業員を雇う前に作成しておくことで、面接時に提示でき採用活動もスムーズでしょう。
忙しくなってから平常業務と並行して作成するのは困難になりがちです。事前のガイドライン策定をおすすめします。
1-2給与規定
給与は就業規則の中で定められますが、給与に関する部分のみ「給与規定」として別途定められているケースが多いようです。この給与規定にもとづいて、毎月給与計算を行うことになります（参考：厚生労働省 open_in_new ）。
・始業・終業時刻や休憩時間、休日など労働時間に関する情報
・給与の決定、計算・支払方法、締め日や支払日、昇給などに関する情報
・退職に関する情報
このうち、昇給に関する情報以外は、すべて書面で明示することが必要です。
人事労務freeeでは、就業規則や給与規定作成に役立つテンプレートをご用意。
Lesson2従業員情報の収集
給与に関わる役員や従業員の情報は、毎月の給与計算前に収集・更新が必要です。たとえば扶養家族に増減があった際に所得の控除額が変わったり、勤務地の変更・転居により通勤手当や行政の手続き先が変わるなどの場合があります。
人事労務freeeでは、従業員のメールアドレスを登録しておけば、従業員各自での情報更新を依頼できます。入社時に管理者が収集しなければならない情報や、住所・扶養家族の変更時など、管理者の負担を減らすことが可能です。
人事労務freeeなら、入社情報や給与情報の更新がクラウド上で簡単に。
Lesson3 従業員の出勤・退勤時刻の記録方法
労働時間のデータを集めるために、出勤簿やタイムカードを導入し出退勤の時刻を記録することが必要です。なお、役員は勤怠管理を行う必要はありません。
aタイムレコーダーでの勤怠管理
勤怠管理システムで最も簡易的に導入できる形態といえるでしょう。タイムレコーダーを設置してシンプルに出退勤時刻を記録し、後に時間を集計することで計算します。
ただしExcelなどの表計算ソフトで集計結果を入力し計算する方法に関しては、社会保険料率の改定によるメンテナンス等に手間がかかることや、PCトラブルにより従業員データや給与計算結果を失うリスクも存在します。
また、勤怠管理業務が担当者に集中します。代表が給与計算作業を行う場合、本業以外の業務に時間を取られることになるため、あまりおすすめできません。時刻の客観的な記録のみが必要な場合には、選択肢の一つとなるでしょう。
bクラウド型の勤怠管理システム
インターネット上で提供されるサービスを月額や年額で契約して利用する形態です。社内外からパソコンやタブレット・スマートフォンなどデバイスを問わず勤怠情報を記録できる利点があります。
またクラウド上で情報を集積するため、事業所が複数拠点にまたがる場合でも各従業員が直接勤怠入力を行え、拠点ごとの集計も楽にできます。
パッケージ型の製品とは異なり、サーバー運用の負担やソフトウェアアップデートの手間・更新料を必要としません。パッケージ型に比べ安価に導入できることが多いため、もっとも導入しやすい形態といえます。
人事労務freeeビジネスプランでは、PCまたはスマートフォンでの出勤・退勤の打刻機能をご用意しております。
タイムカードは不要。勤怠管理から給与計算まで1つのシステムで完結。
各種保険の加入手続き
必要書類もあわせて確認しておきましょう。
こんな方におすすめ
- check_box 社会保険の仕組みを知りたい
- check_box 各種保険の手続きを知りたい
Lesson1従業員を保険未加入のまま放置すると
政府では、社会保険の未加入企業への加入指導等対策を講じています。加入指導に従わないときは立入検査のうえ加入手続きを行いますが、立入検査を拒否すると懲役または罰金等の罰則が科せられます。
社会保険に加入させるべき従業員を未加入のまま放置している場合も、罰則が科せられることがあります。自社に加入対象となる従業員がいないかどうか、確認を怠らないようにしましょう。
Lesson2社会保険の加入対象条件
a株式会社や合同会社などの法人の場合
社長1名であっても社会保険への加入義務があります。
b個人事業の場合
従業員を5名以上雇っていれば加入する必要があります。ただし、個人事業の場合は農林水産業、自由業、宗教業、一部のサービス業など適用対象とならない業種もあります。
社会保険の対象となる従業員は？
平成28年10月より次の5要件すべてに該当する従業員は、健康保険と厚生年金保険の加入対象となっています。
１．週所定労働時間が20時間以上
２．1年以上続けて働く見込み
３．月給8万8千円以上
４．被保険者となる方が501名以上の事業所に勤務
（※平成29年4月からは、従業員500名以下の事業所でも労使で合意があれば社会保険に加入できるようになります。）
５．学生ではない
社会保険の対象となるのは正社員だけではありません。アルバイトやパートタイムの形態で勤務している人も、上記の要件に該当すれば加入義務が発生します。
ただし、所在地が一定でない事業所で働いている場合や、2ヶ月以内の期間限定で雇用される方、後期高齢者医療の対象となる75歳以上の方などは対象外です。
Lesson3介護保険の加入対象
介護保険は、40歳以上が加入対象となります。介護保険料を納めるのは40歳からで、40～64歳（第2号被保険者）は加入する健康保険や国民健康保険の保険料に上乗せして支払います。65歳以上（第1号被保険者）は、会社勤めであってもお住まいの市区町村に納めます。
Lesson4社会保険と厚生年金の加入届出
会社設立から5日以内に会社所在地を所轄する年金事務所に届け出ます。
提出方法は郵送・窓口持参・電子申請（事前に手続きが必要）のいずれかです。
Lesson5健康保険・厚生年金の必要書類
a健康保険・厚生年金保険新規適用届
はじめて健康保険・厚生年金に加入する時に提出します。 適用届のほかに、会社の登記簿謄本の原本（提出日の90日以内に発行されたもの）の添付が必要です。
なお、会社の場所が登記した場所と異なる場合には、会社の賃貸借契約書のコピーや公共料金の領収書など会社の所在地を確認できる書類も添付します。申請書は日本年金機構のホームページ open_in_new からダウンロードできます。
b健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届
役員・従業員・被保険者、全員分を提出します。原則として添付書類は不要ですが例外もあります。添付書類の詳細と申請書のダウンロードはこちら open_in_new より。
c健康保険被扶養者（異動）届
役員・従業員に扶養家族（配偶者や子供、父母など）がいる場合に提出します。被扶養者届のほか、該当する被扶養者の健康保険被保険者証を添付しましょう。
扶養者の年間所得が103万円以上130万円未満の場合は「課税（非課税）証明書」の添付も必要です。 申請書のダウンロードはこちら open_in_new より。
Lesson6雇用保険の必要書類
申請書はハローワークのホームページに用意されています。なお、提出方法は窓口で直接提出する方法と、ホームページ上から電子申請する方法の2種類があります。
a雇用保険適用事業所設置届
会社設立時から従業員を雇う場合は設立日の翌日から10日以内、後から従業員を雇うことになった場合は、雇用した日の翌日から10日以内に届け出ます。 提出の際は登記簿謄本の原本も持参します。
b雇用保険被保険者資格取得届
新しく従業員を雇用したときに、雇用した月の翌月の10日までに提出します。 複数人を雇用する場合は人数分の届出が必要になります。 同時に賃金台帳や労働者名簿、出勤簿などの提出を求められる場合もありますので、事前にハローワークに確認しておくとよいでしょう。
Lesson7労災保険の必要書類
a保険関係成立届
従業員を雇用した日の翌日から10日以内に提出します。 添付書類は会社の登記謄本原本、労務者名簿、賃金台帳、出勤簿です。なお、従業員が10名以上いる場合は「就業規則届」もあわせて提出します。
b労働保険概算保険料申告書
保険関係が成立した日から50日以内に提出します。 保険関係成立届と一緒に提出し、50日以内に納付を済ませるのが一般的な流れです。
人事労務freeeビジネスプランなら、社会保険の加入に必要な書類の作成が簡単に。