人事労務freee 使い方ガイド

1.給与規定 給料の締め日と支払日を設定していきます。
従業員に対する給料の締め日と支払日は、給料支払の準備のために締め日から支払日まで一定期間を確保しておくことをおすすめします。（例：月末締め・翌月10日払にするなど）
従業員が役員（代表取締役）のみの場合は締め日と支払日が同日でも問題ありません。

2.健康保険・厚生年金保険 法人の社会保険は健康保険団体への加入が原則必須となります。
新設法人様で社会保険の届出がまだ完了していない事業所様でも人事労務freeeの設定上は加入予定先を選択して設定を続けて問題ありません。
保険の金額や料率は各保険団体の通知書類またはホームページなどで確認し入力しましょう。

3.雇用保険 お手元にハローワークで発行される【雇用保険適用事業所設置届】をご用意の上入力していきましょう。業種区分、雇用保険の事業所番号、管轄のハローワークについて同書類で確認しながら入力します。
従業員ごとの雇用保険の設定は、従業員の設定で個別に加入・非加入の指定を行う事ができますので、次のセクションでご説明します。 ・書類に雇用保険の事業所番号に記載がない場合は管轄のハローワークへ問い合わせてください。

1.休日の設定 法人/事業所で決めている休日や、休日の取り扱いについて設定をします。 シフト制や不定休の形態を採用している場合の設定方法はヘルプを参照しましょう。 help_outlineシフト制の設定方法について

2.出退勤時刻と労働時間の設定 従業員の基本の勤務時間などを設定する項目になります。
ここで設定する数値はあくまで初期値となりますので、従業員ごとに設定を変更することも可能ですので、ほとんどの従業員に当てはまる設定を選んでいただければ問題ありません。

3.記録と計算方法 週の起算日から従業員の勤怠管理について設定する項目です。
設定項目数は少ないですが、注意が必要な項目をご案内します。

edit遅刻・早退時間を記録する 所定時間を軸に自動で遅刻・早退をつけるか？という設定項目になります。
ここで「しない」を選択しても、毎日の勤怠を打つタイミングで、遅刻・早退を手動で記録することが可能です。
逆に、時間変動がある従業員を雇用している場合、「する」が設定されていると遅出・早出を遅刻・早退として処理してしまうため注意しましょう。この場合も後ほど「従業員」の個別設定で外すことが可能です。

edit時間外・休日・深夜労働 労働基準法に基づき、1分でも残業して働いているのであれば、労働時間としてカウントし、割増賃金計算に含めなければなりません。1分単位で計算するか、「30分未満切り捨て、30分以上切り上げの端数処理で計算する」かは就業規則（賃金規程）に記載したとおりの計算が必要です。
人事労務freeeはどちらの計算方法でも設定が可能です。 help_outline割増賃金計算における労働時間の端数処理について

4.割増賃金 初期値には法定基準を満たした最低限の値が設定されていますので、確認のみで変更は基本的に不要です。 手当を手厚くする分には変更していただいて問題ありませんが、初期値よりも減らしてしまうと法律に触れる可能性もありますので、変更についてはきちんと確認した上で行ってください。

5.割増賃金 こちらも割増賃金同様、確認のみで変更は基本的に不要です。

1.従業員の基本情報登録 入社日や氏名など、基本情報を入力します。 「本人を招待し詳細を入力してもらいますか？」の項目は管理者の方が情報登録する際は「いいえ、管理者が入力します」を選択しましょう。

これから入社する従業員に係る手続きはこちらをご確認ください。 help_outline従業員の入社時の手続を行う

2.詳細設定 画面が切り替わったら、入力が必要な箇所を確認して従業員の詳細情報を登録していきましょう。特に「本人情報」タブや「給与情報」タブ内を確認し、住所等の情報を入力しておくことをおすすめします。

初期設定で個別で従業員の方の「雇用保険を外す」「社会保険を外す」「遅刻・早退の自動計算」などを選択したい場合は、こちらの「本人情報」「給与情報」の中にチェックが入っているので、そちらを外していただければ問題ありません。
社会保険や雇用保険などは法律で加入するかしないかが厳密に決められているので、加入対象者かどうかの判断には年金事務所やハローワークに念のためお問い合わせすることをお勧めいたします。

※入社された従業員の方がご自身で人事労務freeeを使って個人情報を入力していただくための手順をご案内します。この機能はベーシックプラン以上でご利用いただけます。

1.従業員の基本情報登録 入社日や氏名など、基本情報を入力します。 「本人を招待し詳細を入力してもらいますか？」の項目を「はい、本人を招待して入力してもらいます」を選択しましょう。
招待する相手のメールアドレス入力欄が表示されますので、間違いがないよう入力をし基本情報の登録完了しましょう。

これから入社する従業員に係る手続きはこちらをご確認ください。 help_outline従業員の入社時の手続を行う

2.招待した後の状況を確認するには 基本情報の入力で記載したメールアドレスへ人事労務freeeへの招待メールが送信されます。
受信者がメールを受け取れていない場合、従業員ページより招待メールアドレスの設定を確認することができます。
従業員ページは、メニューの【従業員】より該当する従業員の行をクリックするとアクセスできます。
・他のアドレスに送信してほしい場合等の要望があった場合の送信先変更も従業員ページより変更が可能です。

3.従業員が入力する場合の手順 従業員が入力する時の手順については従業員向けセクションでご案内していますので、そちらを参考に設定してもらうようご連絡ください。 chevron_right入社手続きに必要な従業員情報の入力

1.基本情報について

edit手当名 手当ての名前を選択します。同じ名前の手当は複数作成できないので、注意して選びましょう。

edit支給タイミング 給与と共に支給するかどうかを選択します。

edit備考 支給の条件などを明記しておくと、誰が見てもわかりやすく、適正に支給することが可能です。念のためメモを残しておくようにしましょう。

1.手当の額が毎月変わらない（固定）のケース 「固定の手当金額」を設定します。

2.毎月手当金額が変わったり、もしくは成果報酬などで変動があるケース 「計算タイプ」を固定にし、「支給金額」を0円にしておき、実際の金額は金額が決まったら「従業員」のメニューで金額を直接入力します。
設定時点で金額を入れてしまうと、その金額で毎回計算されてしまうので注意しましょう。

3.手当の計算式を組みたい ベーシックプラン以上をご契約中の場合は「手当ての単価」×「勤怠項目」で勤怠の実績に応じて手当の計算式を追加することが可能です。

選択式ですが、手当の計算に係る重要な項目になりますので、ひとつずつ確認をしながら選択するようにしてください。

edit支給頻度 毎月のお給料と共に必ず支払う場合は「毎月」にしておき、毎月払うとは限らないケースでは、「1回」に設定します。

edit所得税の計算・社会保険料の計算・労働保険料の計算」 この3つは基本的には「含める」を選択します。ヘルプが画面上の各項目に用意されていますので内容を確認しましょう。

edit割増賃金の基礎・勤怠控除の基礎」 「時給」の計算に必要な項目です。残業代が発生する場合は、「残業の時間」*「換算時給」＝「残業代」として残業代を支給することが法律で定められています（固定の残業代を設定しているケースは除く）

edit固定的賃金の計算 基本給として見なすかどうかで社会保険料の金額が変わってきます。
変動的な給与＝歩合給など変動的な給与の場合は含めないとして計算します。
詳しくは、固定的賃金とみなしてよいかの確認を年金事務所へお問い合わせください。

設定が完了したら、追加ボタンを押して次に進みます。

従業員の手当の設定箇所メニューバーの「従業員」を押し、該当する従業員の行をクリックすると従業員詳細が開きますので、左メニューの「手当」より付与の設定ができます。

手当の金額を変える 手当の金額が固定ではない場合、編集をクリックして支給額を編集します。

メニューバーの「従業員」を押し、該当する従業員の行をクリックすると従業員詳細が開きますので、左メニューの「通勤」より通勤手当の設定ができます。

1.通勤がない月は支給しない場合 「出勤日数が0日の月」は「支給しない」を設定します。

2.出勤日数に応じて支給する場合 「通勤手当の支給期間」で「1日あたり」を設定します。　

「事業所全体で一律の残業代を設定する」場合と「従業員ごとに個別の残業代を設定する」場合のいずれも設定をすることができます。

残業代の設定に関して詳しくはヘルプページにてご確認ください。 help_outline割増賃金・固定残業代制の設定を行う

1.基本情報について

edit手当名 控除の名前を選択します。同じ名前の控除は複数作成できないので、注意して選びましょう。

edit控除タイミング 給与の際か、賞与の際で控除するかを選択します。

edit頻度と計算方法 発生頻度が特定の月に限定される場合は1回を選択してください。
計算方法については、独自の控除を入れた場合、基本的に「所得から差し引かない」を選択します。

従業員の控除の設定箇所メニューバーの「従業員」を押し、該当する従業員の行をクリックすると従業員詳細が開きますので、左メニューの「控除」より付与の設定ができます。

控除の金額を変える 手当の金額が固定ではない場合、編集をクリックして控除額を編集します。

設定→勤怠基本設定より設定が可能です。

勤怠基本設定のボタンを押して頂くと以下の用なページが表示されます。

それぞれの運用方法に応じて設定内容が変わります。
以下の一般的な方法について解説します。
・管理者側で入力
・従業員が直接時間を入力する
・従業員が直接時間を入力する

従業員に入力させず管理者で全て代行入力する場合の方法です。
一日の終わりや週の終わりなど任意のタイイングでfreeeの勤怠タブから従業員を選択後以下のような形で入力いただけます。

従業員の勤怠設定勤怠入力を有効にするのチェックを外すと、従業員の勤怠入力を管理者側で代行入力する形で入力が可能です。

freeeの打刻機能を使わず従業員に日々の勤怠を入力してもらう方法です。
従業員を招待して勤怠設定の勤怠入力を有効にするにチェックを入れることで設定が可能です。
一日の終わりなどに従業員がfreeeにログインし勤怠を直接入力することが可能になります。

招待した従業員は自分の勤怠、給与明細、従業員情報などをいつでも参照が可能です。(他人の給与情報などは閲覧できません)
勤怠入力についての詳しい説明はこちら

freeeの勤怠打刻機能を用いて勤怠をつけることが可能です。
従業員権限でfreeeにログインいただくと以下のような画面が表示され勤怠打刻が可能になります。

PCやスマホからログインし打刻が可能です。
共有のタブレットやPC端末で打刻する方法、モバイルアプリ(ios,Android)をダウンロードしてもらう方法などもございます。

設定方法

タイムレコーダー機能を有効にするボタンにチェックを入れると以下の画面が表示されます。

タイムレコーダーの設定について

edit打刻時間の修正を有効にする 従業員が打刻時間の修正が可能になります。
修正前と修正後の時間は残ります。

edit遅刻・早退を自動入力する 出勤時間が固定の場合こちらにチェックを入れておくと自動的に遅刻早退が記録されます。

edit＊打刻機との連携 freeeと連携できる打刻機(ピットタッチプロなど)をお持ちの方は設定→打刻機設定から設定頂けます。
打刻機連携についての詳しい説明はこちら
そのほかの連携対応しているソフトについてはこちらをご参照ください。

給与明細のタブから給与明細の画面より明細発行が可能になります。
給与明細確定ボタンを押すと以下のような画面が表示されます。

賃金台帳などの労務台帳に反映され、従業員の給与明細の通知や会計freeeとの連携も可能になります。
給与明細の確定ボタンを押していただくとその月の勤怠入力が編集できなくなります(明細を確定した後でも未確定に戻して編集していただく事が出来ます。)

1.休日や勤務時間等の設定 勤務・賃金設定グループ「役員」を作成しましょう。
グループの作成は必要ですが、設定項目は休日や労働時間の設定は勤怠管理が必要な従業員向けの項目となりますので変更は不要です。

chevron_right 勤務・賃金設定

2.従業員の登録 役員の方も従業員として登録しましょう。
入社日は会社の設立日で問題ありません。役員の個人情報を登録し、役員報酬を入力します。
役員の給与形態は「月給」、基本給は「手取り額ではなく保険料・税金等が引かれる前の額面」を入力します。
勤務賃金設定を、手順1で作成した「役員」を選択して詳細の登録に進みます。

chevron_right 従業員の追加

3.詳細の登録 詳細の登録は、手順2を登録するとそのまま入力をすることが出来るようになります。
項目ごとに保存して次のステップへ進みましょう。

edit基本情報 手順2で設定した項目が反映されていればOKです。

edit住所・通勤費 業務に伴う移動と考えて経費として入力をする場合は0円にします。

edit銀行口座 役員報酬の受取口座情報を入力します。

edit保険・年金 年金手帳に記載の基礎年金番号を入力しましょう。役員は雇用保険に加入できませんので、雇用保険のチェックは外します。

edit扶養家族 扶養に入れる親族がいる場合は入力します。複数名いる場合は「不要親族を追加する」を押すことで入力フィールドが追加されます。

edit税 役員報酬が1000万円を超える高額ではない場合、所得の見積もりは0円のままで問題ありません。その他の税も会社天引きに切り替えてなければ0円のままでOKです。

最後に入社手続きの完了ボタンを押せば登録が完了します。
従業員の登録が完了すると、給与明細等の人事労務freeeの表示メニュー項目が増えます。

1.招待メールのリンクをクリックします 所属企業の労務担当より入社手続きの入力招待メールを送信してもらいます。
メールを受け取ったら記載されているURLにアクセスしましょう。

差出人は人事労務freee、タイトルは「◯◯（企業名）様より人事労務freeeに招待されました」となっています。
受信が確認できない場合、迷惑メールフォルダに分類されていないかご確認ください。
見つからない場合、労務担当者に招待アドレスを確認の上、再度招待メールを送ってもらうよう依頼しましょう。

2.パスワードを設定しましょう 招待メールのリンクを開いたらまずはあなたが人事労務freeeにログインするためのパスワードを設定しましょう。

人事労務freeeは今後給与明細の確認や勤怠情報の記録、年末調整の書類提出等で利用する場合がありますのでパスワードを忘れないように管理しましょう。

3.人事労務freeeにログインします 招待メールを受け取ったメールアドレスと手順2で設定したパスワードを入力して人事労務freeeにログインしましょう。
※人事労務freeeにログインできない場合、誤操作や他の社員に割り当てられている等の事情ですでにメールアドレスが登録されてしまっているケースや、社用メールアドレスではない場合は過去に在籍していた他の事業所で人事労務freeeに登録しているケースなどがございますので、解決しない場合はホーム画面チャットサポートよりお問い合わせください。

4.基本情報を入力します ログインすると項目ごとに入力欄が設けられていますので順番に入力していきます。
扶養家族の有無や通勤費の入力を忘れると手当や税金の計算に支障が出ますので間違いがないように入力しましょう。

マイナンバーの入力についてはヘルプページをご用意しておりますのでご確認ください。
入力するためには、管理者よりマイナンバー管理フリーの招待を受けている必要があります。すべての方が入力対象になるわけではありませんのでご注意ください。（マイナンバーfreeeの従業員管理権限がありませんというメッセージが表示される場合は入力の必要はありません） help_outlineマイナンバー管理freeeに自分の基本情報を登録する

5.入力を終えましょう 入力が終わったら再度入力内容を確認し、ページ上部の項目チェックがすべて緑色になっているか確認しましょう。

ページ上部のステータスが下記の画像のようになっていたら入力完了です。
グレーのチェックが残っている場合、入力が未完了の場合がありますので確認しましょう。