ガイドで学ぶ初期設定
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- 1.freee人事労務との連携の全体像を把握しましょう
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このセクションでは、freee勤怠管理Plusとfreee人事労務をセットでご利用いただく方へ向け、全体像をご案内します。
動画内で説明している各種設定(所属設定や従業員設定など)については以下のセクションで詳しくご案内していますので、 そちらをご覧ください。
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- 2.ホーム画面の見方を確認しましょう
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このセクションでは、管理画面のホームに表示される各項目についてご案内します。
ホームの構成について初期設定の段階では、基本的に画面左下の[設定]を使います。[設定]の右隣にある [一覧] をクリックすると、設定項目を一覧で確認することができます。
設定後日々の業務を行なう上では、基本的に画面左上の[対応が必要な処理]と画面中央の [よく使うメニュー] を使います。
[よく使うメニュー] は画面左上にメニューバーとしても表示されており、どの画面からもアクセスすることができます。
サポートセンターへお問い合わせしたい場合は、画面下の [サポート問い合わせ] から行ないます。こちらは「全権管理者」のみご利用可能です。
その他、詳細に関してはヘルプページをご参照ください。
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- 3.所属を設定しましょう
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このセクションでは、所属の設定手順をご案内します。
「所属」とは、店舗や事務所、支店のような管理単位を指します。
基本的にはタイムレコーダー(打刻機)の設置単位ごとに作成します。TIPSfreee勤怠管理Plusでは、所属ごとに承認フロー(ワークフロー)を設定します。部署やチーム、役職によって申請の承認者が異なる場合は、申請承認フローの単位で所属を分けて作成する必要があります。
(例)
■店舗1
従業員の申請を承認するは店長のAさん
Aさんの申請を承認するのは本社のZさん■店舗2
従業員の申請を承認するは店長のBさん
Bさんの申請を承認するのは本社のZさん
所属の作成例
1000 店舗1 ←Aさんが承認者
2000 店舗2 ←Bさんが承認者
5000 店長用 ←Zさんが承認者(例)
■店舗1
従業員の申請を承認するは店長のAさん
Aさんの申請を承認するのは本社のZさん■店舗2
従業員の申請を承認するは店長のBさん
Bさんの申請を承認するのは本社のZさん
所属の作成例
1000 店舗1 ←Aさんが承認者
2000 店舗2 ←Bさんが承認者
5000 店長用 ←Zさんが承認者「所属設定」の設定項目の詳細はヘルプページをご参照ください。
所属が多数ある場合には、グループ化することも可能です。各画面で従業員データを絞り込むのに便利です。
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- 4.雇用区分を設定しましょう
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このセクションでは、雇用区分の設定手順をご案内します。
「雇用区分」とは、雇用形態毎などに労働時間の集計ルールを設定する項目です。
締め日や残業の計算ルール、残業時間の申請要否が異なる場合は分けて作成する必要があります。TIPS1日の所定労働時間が違っても、残業の集計ルールが同じ場合は雇用区分を分ける必要はありません。下記の場合、基本的に雇用区分は同じもので問題ありません
(例)どちらの働き方であっても、8時間を超えた勤務を割増とする場合- 8時間/日 勤務
- 6時間/日 勤務
「雇用区分設定」の設定項目の詳細はヘルプページをご参照ください。
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- 5.従業員を登録しましょう
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このセクションでは、従業員の登録手順をご案内します。
freee勤怠管理Plusのみをご利用の場合と、freee人事労務とセットでご利用の場合で手順が異なります。freee人事労務との従業員連携freee人事労務と同時にご導入の場合はこちらをご覧ください。
(以前よりfreee人事労務をご利用で、新たにfreee勤怠管理Plusをご導入の場合もこちらです)従業員情報の送信連携についてfreee人事労務からfreee勤怠管理Plusへ従業員情報を送信連携する場合、まずはfreee人事労務の初期設定を済ませ、従業員を登録する必要があります。
freee人事労務の初期設定と従業員登録についての詳細は、動画またはヘルプページをご覧ください。また、氏名などの従業員情報が変わった場合や退職する場合には、その情報をfreee人事労務からfreee勤怠管理Plusへ送信して更新することも可能です。
TIPS有給休暇付与機能を使用する場合は入社日を登録を忘れずに行ないましょう。入社日の情報は、有給休暇の付与日と勤続年数を算出するために使用されます。
「従業員設定」の設定項目の詳細はヘルプページをご参照ください。
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- 6.シフトのパターンを設定しましょう
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「パターン」とは、出勤 / 退勤予定や休憩予定などのスケジュールをパターン化したものです。
このセクションでは、パターンの設定手順をご案内します。
ここで作成したスケジュールパターンは、各従業員に 自動登録 または 手動登録できます。「パターン設定」の設定項目の詳細はヘルプページをご参照ください。
スケジュールパターンの登録について正しく勤怠集計(遅刻早退や残業時間の計算)を行なうためには、ここで設定したパターンを日ごと/人ごとに登録する必要があります。
登録の方法は 自動登録 または 手動登録 の2種類で、勤務する曜日とその時間が決まっている働き方の場合は自動が便利です。
一方で、希望シフトによって勤務日や勤務時間が変わる場合などは手動登録を推奨します。
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- 7.休暇や祝日を設定しましょう
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このセクションでは、取得回数を集計する必要がある休暇の設定手順をご案内します。
あらかじめ「有休」「代休」「欠勤」などは登録されているので、独自の休暇等を新規作成します。「休暇区分設定」の設定項目の詳細はヘルプページをご参照ください。
freee勤怠管理Plus導入時点での残日数の登録について 有給休暇の有効期間が2年間で、前年度の繰越が残っている場合は、年度ごとに2回に分けて入力する必要があります。 登録の方法はヘルプページをご参照ください。
休暇の取得日数(率)、残日数の確認について 従業員ごとの休暇の取得日数や残日数の確認は「休暇管理」の画面から可能です。 詳細はヘルプページをご参照ください。
続いて、祝日の設定手順をご案内します。
日本の祝日と、会社独自の祝日で設定方法が異なります。TIPS祝日の登録は毎年忘れずに実施しましょう。祝日は自動反映ではありません。
毎年10月頃、翌年の祝日設定画面に［日本の祝日登録］ボタンが表示され、祝日を登録できるようになります。「祝日設定」の設定方法の詳細はヘルプページをご参照ください。
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- 8.管理者と申請承認フローを設定しましょう
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このセクションでは、管理者と申請承認フローの設定手順をご案内します。
「管理者」とは、従業員からの申請を承認したり、シフトを組んだりする方を指します。
「申請承認フロー」は、従業員からの休暇申請や打刻の修正申請などを承認するワークフローを指します「管理者」は一般的に、労務管理に従事する方のほか、店長や役職者(課長や部長など)が管理者として設定することが多いです。
管理者アカウントには従業員アカウントとは別のID・パスワードが設定されていますが、従業員割当を行なうとアカウントの一元化が可能です。
従業員としてログインした状態（タイムカード画面）から、管理者としての画面に遷移できるようになります。
「管理者設定」の設定項目の詳細はヘルプページをご参照ください。TIPS[締め]と[勤怠データ再計算]の権限には注意しましょう。一般管理者に対しては、下記のように権限を設定することが多いです。
[締め]
[勤怠データ再計算]△ 締めのみ
× 権限なし例えば給与計算後など、労務担当者が把握していないタイミングで締めの解除や再計算が行なわれると、給与との整合性が取れなくなってしまうリスクがあるためです。
「申請承認フロー」は最大5階層まで登録でき、同階層に複数の承認者を設定することも可能です。
同階層に複数の承認者を設定した場合、その中の誰か1人が承認 または 棄却の処理を行った時点で その階層での処理が完了します。
「申請承認フロー設定」の設定方法の詳細はヘルプページをご参照ください。TIPSfreee勤怠管理Plusでは、所属ごとに承認フロー(ワークフロー)を設定します。部署やチーム、役職によって申請の承認者が異なる場合は、申請承認フローの単位で所属を分けて作成する必要があります。
(例)
■店舗1
従業員の申請を承認するは店長のAさん
Aさんの申請を承認するのは本社のZさん■店舗2
従業員の申請を承認するは店長のBさん
Bさんの申請を承認するのは本社のZさん
所属の作成例
1000 店舗1 ←Aさんが承認者
2000 店舗2 ←Bさんが承認者
5000 店長用 ←Zさんが承認者(例)
■店舗1
従業員の申請を承認するは店長のAさん
Aさんの申請を承認するのは本社のZさん■店舗2
従業員の申請を承認するは店長のBさん
Bさんの申請を承認するのは本社のZさん
所属の作成例
1000 店舗1 ←Aさんが承認者
2000 店舗2 ←Bさんが承認者
5000 店長用 ←Zさんが承認者従業員による申請のキャンセルや変更について最終承認者が承認した後は、申請をキャンセルできません。最終承認者による承認や棄却がされていない状況であればキャンセルは可能です。
また、申請内容の変更はできませんので、改めて正しい内容で申請し直す必要があります。
勤怠が締められていなければ何度でも再申請ができます。
申請のキャンセル手順の詳細はヘルプページをご参照ください。- 9.打刻の準備をしましょう
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このセクションでは、打刻機の設定手順をご案内します。
打刻方法によって設定が異なりますので、利用される方法を参照してください。決めかねている場合は、ヘルプページに打刻の種類と特徴をまとめておりますのでご確認ください。
Myレコーダー・クラウドレコーダー個人用のスマートフォンやPCで打刻する場合は、WebブラウザでタイムレコーダーURLにアクセスして打刻できる「Myレコーダー」が便利です。
また、共用のPCやタブレットを使ってパスワードで打刻する場合は、「クラウドタイムレコーダー」が便利です。
クラウドレコーダーでは所属ごとに打刻用URLが発行されますが、ヘルプ登録によって他の所属の従業員が打刻できるようにすることも可能です。Windowsデスクトップ版タイムレコーダー(パスワード認証)名前を選択し、自身のパスワードを入力するだけで打刻できます。認証機器が不要なのでセットアップが簡単で、 WindowsPCを準備すれば利用開始できます。
Windowsデスクトップ版タイムレコーダー(ICカード認証)毎日持ち歩く各種交通系のFeliCaカード（Suica・PASMO・楽天Edy）に加え、社員証やtaspoなどに使用されるMIFAREなどのICカードとWindowsPCを準備すれば利用開始できます。
ピットタッチ・プロタッチパネル式の液晶画面を搭載した、PC接続不要の打刻専用端末です。ICカードで打刻します。有線LAN、無線LAN、3G通信に対応しています。
- 10.freee人事労務に勤怠データを連携しましょう
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給与計算を行なうために、freee人事労務へ1ヶ月分の勤怠データを連携する必要があります。
このセクションでは、freee勤怠管理Plusで集計した勤怠データをfreee人事労務に連携する方法についてご案内します。連携の準備について
連携するための準備の多くはfreee人事労務側で行ないます。設定項目の詳細はヘルプページをご参照ください。フレックスタイム制を適用されている場合など、勤怠管理Plus側で集計項目のカスタマイズを行なう方法はヘルプページをご参照ください。
連携後の対応について
給与計算結果の確認方法や、給与計算後の対応についての詳細は、別の動画をご確認ください。
- 11.項目のカスタマイズや集計をしましょう
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このセクションでは、会社独自の申請や項目である「補助項目」を作成したり各勤怠項目を項目をカスタマイズして集計する方法をご案内します。
TIPS「補助項目」は数値、選択肢、時間帯のいずれかで作成できます。数値 ：金額や回数などの値を従業員に入力してもらったり、管理者で入力して管理/集計したい場合
選択肢：決まった選択肢の中から従業員に選択してもらったり、管理者で選択して管理/集計したい場合
時間帯：工数管理など、特定の業務をおこなった時間を集計したい場合カスタムデータ項目設定では、複数の集計項目を加算(＋)および減算(－)して新しい集計項目（カスタムデータ項目）を作成し、各画面の［カスタム］タブに表示させることができます。
例えば、「残業時間」と「深夜残業時間」の合算値を、「残業合計」などの任意の名称で表示できます。
また、作成した「補助項目」を集計し、タイムカードに表示させる場合もカスタムデータ項目設定が必要です。
設定項目の詳細はヘルプページをご参照ください。
