freee人事労務 使い方ガイド

初期設定から年末調整まで 労務業務を快適にしましょう

ガイドで学ぶ初期設定

管理者向け
  • 1.年末調整の初期設定を行いましょう動画あり

    このセクションでは、年末調整をはじめる前に必要な初期設定をご案内します。
    動画では「年末調整とは何なのか?」についてもご説明していますので、年末調整が初めての方はぜひ動画を見ながら設定を進めてください。

    TIPSfreee人事労務で行う年末調整

    通常の計算方法の場合はストレス無く年末調整を完了させることができますが、事業所独自の特殊な計算がある場合は自動で計算処理が出来ない場合もありますので注意してください。

    また、税法上の理由で「税務判断が伴う事項」はお問い合わせ頂いてもfreeeでお答えができません。税務判断が伴う事項についてお困りのことがありましたら管轄の税務署または税理士さんに確認しましょう。

    事前準備

    年末調整の準備をはじめる前に、freee人事労務の初期設定が完了している必要があります。
    初期設定の手順については、このガイドの「初期設定編」で詳しくご紹介していますのでそちらからはじめていきましょう。

    すでに初期設定が完了し、運用されている方は「事業所設定」が正しく入力されているかをご確認ください。

    chevron_right 事業所設定を確認する

    年末調整の初期設定1

    マイナンバー管理 年末調整には従業員のマイナンバーの提出が必要になりますので、人事freeeとは別の「マイナンバー管理freee」というサービスで管理されることをおすすめします。
    マイナンバー管理freeeは現在無料でお使いいただけます。
    マイナンバー管理freeeへ移動したら、労務担当者の権限に「従業員管理者」を追加して「保存」ボタンを押してください。
    従業員のマイナンバーを管理することができます。

    マイナンバー管理freeeの使い方について詳しくは動画をご用意しておりますのでぜひご覧ください。 play_circle_filledマイナンバー管理freee入力編

    還付・追加徴収の方法 「給与明細に反映する」を選択すると給与明細のメニューに連動され、年末調整の金額が自動反映されるので便利です。
    給与計算を外注していて書類のみ発行したい場合などは「明細に反映しない」を選択しましょう。

    還付の月 1月を選択するケースがほとんどですが、年末調整が初めてではない場合や給与規定で12月に還付として定めている場合は12月を選択します。
    まだ決まっていない場合は1月を選択するのがおすすめです。

    設定したらページ下部の緑色のボタンをクリックして次のページに進みます。

    年末調整の初期設定2

    事業所情報の確認 年末調整用に事業所設定が表示されますが、事業所設定が設定済みの場合は入力情報が正しいか確認してページ下部の緑色のボタンをクリックすれば年末調整の初期設定は完了します。

  • 2.年末調整をはじめましょう動画あり

    freee人事労務での年末調整の作業手順は2通りあります。
    ①管理者(労務担当者など)が入力・確認・承認をする
    ②従業員自ら情報入力を行い、管理者(労務担当者など)が確認と承認を行う
    作業効率等やコミュニケーションコストを考えると ②がおすすめです。

    TIPSペーパーレスの年末調整

    従業員をfreee人事労務に招待して直接情報を入力してもらうことでペーパーレスな年末調整が完了します。(ベーシックプラン以上)
    人数の少ない企業や従来の紙での提出を行っている場合は労務担当者が代行して入力する前者の手順でも年末調整を完了させることができます。

    事前準備

    年末調整の準備をはじめる前に、freee人事労務の初期設定が完了している必要があります。
    初期設定の手順については、このガイドの「初期設定編」で詳しくご紹介していますのでそちらからはじめていきましょう。

    すでに初期設定が完了し、運用されている方は「事業所設定」が正しく入力されているかをご確認ください。

    chevron_right 事業所設定を確認する

    年末調整の手順

    画面の見方 対象年度になっているか確認してからはじめます。
    万一違う年度が表示されている場合は右上の年を選択から変更してください。

    ・設定済みの初期設定を修正したい場合は、[年末調整設定]もしくは[事業所設定]ボタンより編集できます。
    ・画面中央の円で進捗状況を確認できます。
    ・一番大きな円グラフ「全体完了率」が100%になると年末調整の提出準備が整っている状態ですので書類出力ボタンが押下できるようになります。
    ・従業員リストには登録済みの従業員が表示されます。年末調整は従業員ごとに申請内容が異なるため一人ずつ丁寧に処理をしていきましょう。

    従業員に入力をしてもらう場合 「ベーシックプラン以上の場合、従業員を招待して自分で入力してもらうことができます。
    従業員一覧の上部にある「入力依頼前」を選択し、登録されている従業員のメールアドレス宛に入力依頼を送信します。

    各従業員のページに進捗状況が表示されますので、労務担当者は「確認中」ステータスとなった項目をチェックし、問題がなければ「確認完了」ボタン。不備があった場合「差し戻し」を押します。
    差し戻しになると従業員に通知が届き、再入力を促すことができます。 help_outline③-A 従業員の申告内容の入力方法を選択する

    労務担当者が入力をする場合 労務担当者が入力を行う場合、従業員ごとの年末調整ページの「直接編集」ボタンから入力できます。

    入力時のポイント

    editダブルワークの従業員の場合 ダブルワークをしている従業員の場合は、メインで給料を受給している会社が自社かどうかで入力内容が変わります。
    メインで給料を受給している会社が自社の場合、「本人情報内」の「給与以外の所得」の項目で「副業や給与以外の所得がある」を選択し「その他の事業所の給与収入」の金額を入力します。
    メインで給料を受給している会社が他社の場合、従業員の入力項目が少なくなっています。

    edit配偶者・扶養の入力 配偶者や扶養親族がいる場合特別な理由や本人からの申し出が無い限りは「扶養状況」の項目は「所得税・住民税と社会保険」とします。 help_outline税法上の「扶養親族」と健康保険の「被扶養者」の違い

    edit保険料 控除対象のものがない場合、入力は不要です。
    従業員に入力依頼を行った場合は証明書類の写真が添付されますので入力内容と相違がないか確認をしましょう。不備があれば直接編集をして修正するか差し戻しを行います。

    edit住宅ローン ローンがない場合、入力は不要です。
    住宅ローンがある場合、「住宅取得資金に係る借入金の年末残高等証明書」をもとに計算・入力を行います。
    住宅ローンがある従業員の場合、ローンを組んだ初年度は従業員自身で確定申告が必要となりますが、二年目以降は会社の年末調整での申告が可能となります。
    計算方法等でお困りの場合は税理士・税務署へ相談しましょう。

    edit1〜12月給与の入力 この項目はすべての従業員分を労務担当者(管理者)が入力・確認をする項目になります。
    年内に入社してきた従業員は「前職の情報」を入力する必要がありますので従業員からあずかった源泉徴収票を元に入力を行ってください。
    年内に2事業所以上の源泉徴収票がある場合、「前職/前々職」の順でスラッシュ区切りで入力します。
    給与明細の状況は、年間を通してfreee人事労務をお使いの場合や給与情報を転記済みの場合は明細が確定済みとなっているため「1年間の給与・賞与総額」を確認した上で完了してください。

  • 3.書類の提出をしましょう動画あり

    すべての従業員の入力・確認が完了している場合、年末調整メニューの進捗状況の「全体完了率」が100%となり、書類の出力が可能になります。
    書類は市区役所関連、税務署関連、従業員関連と3種類に分かれていますので順を追って確認を進めていきましょう。

    TIPS年末調整の電子申告

    ベーシックプラン以上の方はe-Taxやel-Taxなどの電子申告ソフトを使って申告freeeを利用することで年末調整書類の提出がカンタンに完了しますのでぜひご利用ください。 help_outline年末調整freeeを電子申告する(準備編)

    書類の出力

    「書類一括出力」ボタンを押すと、どの書類を出力するか選択する画面が表示されます。
    書類ごとに目的と提出先が異なりますのでご注意ください。

    給与支払報告書 提出先 従業員の居住地の市・区役所 対象 1月1日時点で在籍している従業員全員分 申告freee 対応
    help_outline申告freeeで給与支払報告書を作成する
    この書類は市役所/区役所へ提出する書類です。次年度の住民税を決定するために必要な書類になります。
    したがって、従業員の居住地ごとに提出が必要となるため管轄の提出先ごとの一覧が表示されています。

    表示されている管轄の市区町村名をクリックすると出力する情報の確認画面に遷移します。

    事業所の設定

    edit在籍人数・退職人数 該当する管轄に居住している従業員の人数内訳を入力します。

    edit指定番号 年末調整の経験がある事業所の場合、指定番号を通知されていますので入力をします。年末調整が初めての事業所の場合、指定番号はありませんので空欄でOKです。

    editマイナンバー印字 出力ボタンの隣に「給与支払報告書に法人番号・マイナンバーを含める」の項目がありますのでチェックを入れましょう。

    確認を行い問題がなければ出力ボタンを押すとPDF形式で提出書類が出力されますので必要に応じて印字をします。(印刷はA4サイズ推奨です)
    この手順を提出する管轄の市区町村ごとに繰り返します。

    法定調書合計表、源泉徴収票 提出先 管轄の税務署 対象 該当する人員の合計や支払った額の合計、源泉徴収した税の総額など 申告freee 対応
    help_outline申告freeeで法定調書合計表を作成する
    この書類は管轄の税務署へ提出する書類です。

    各書類の記・提出方法

    edit法定調書合計表 この書類は税法により年末調整時の提出が義務付けられている調書で、事業所の管轄の税務署へ提出する書類となります。税務署から送られてくる年末調整の書類へ記入して提出していただくか、申告freeeを使って提出をします。
    画面上に源泉徴収票合計が表示されますので、調書の「1.給与所得の源泉徴収票合計」へ転記しましょう。
    その他の項目については、freee人事労務の管轄外の数字の記入が必要になりますので、お使いの会計ソフト等で確認をして必要事項を転記してください。
    お困りの場合は税理士や税務署の窓口へ相談しましょう。 help_outline税務署に提出する書類を印刷・提出する

    edit源泉徴収票の提出 一部条件を満たす役員等の源泉徴収票は年末調整時に税務署への提出が必要となります。
    一覧の中で「源泉徴収表の提出」が「要」となっている従業員の書類を出力して提出してください。

    edit税務署への提出方法 持ち込みや郵送が一般的ですが、詳細は税務署から届く書類一式の中の案内や国税庁・所轄の税務署のホームページを参考にして提出をしましょう。
    税理士と一緒に年末調整を行っている場合は判断を仰ぎましょう。

    源泉徴収票(配布用) この書類は従業員へ配布する書類です。
    クリックすると従業員全員分の源泉徴収票が1つのPDFにまとまって出力されますので必要に応じてダウンロード・印刷をして配布できます。
    もし、従業員が年末調整の情報入力を行っていた場合、従業員自身でダウンロードが可能です(ベーシックプラン以上)。自分で出力ができる旨を周知することで作業コストを減らすことができますので必要に応じて対応しましょう。

従業員向け
  • 年末調整をはじめましょう

    所属の会社から年末調整の招待メールが到着したら、速やかに提出を完了をしましょう。
    従来は年末調整の紙に必要事項を記入して提出していましたが、freee人事労務でペーパーレスでカンタンに年末調整の申請をすることができます。

    freee人事労務はパソコンからでもスマートフォンからでも入力シーンに合わせてお選びいただけます。
    入力項目について迷った場合はヘルプページを確認しながら進めてください。 help_outline③-B 年末調整の申告内容を入力する【従業員向け】

    freee人事労務にログイン

    年末調整の招待メールが届いたら、記載されているURLをクリックしてログインします。
    ログイン情報は、招待メールが届いたメールアドレスと入社手続き時に設定したパスワードになります。

    ログインすると、年末調整に必要な入力項目が順に並んでいますので順番に入力を行いましょう。

    入力をはじめましょう

    ページごとの入力項目・確認項目は多くありませんので、一つずつ確実に入力を進めていくようにしてください。

    本人情報の確認

    edit基本情報 会社に登録されているあなたの基本情報が表示されますので記載の内容に変更がなければ保存して次へ進みましょう。

    edit住民票住所 表示されている住所と住民票住所が正しいか確認してください。

    editその他の収入 年末調整を提出する会社以外の収入・副収入がある場合、内訳を登録します。
    内訳は、入力時に把握できている大まかな見積額を入力します。

    editその他の状況 現在の状況と変更がないか確認します。

    editマイナンバー マイナンバーが登録済みの場合は番号に間違いがないか確認してください。
    マイナンバーが登録されていない場合、「マイナンバー管理フリーへ」を押し、画面のガイダンスに従って番号を登録します。
    初めてマイナンバー管理フリーを使う場合、パスワードの設定をしてからログインする必要があります。
    マイナンバー管理フリーにマイナンバーを登録するとfreee人事労務に連携されます。

    5項目の確認が終わり、問題がなければ「この内容で担当者へ提出する」を押して入力を終了してください。

    扶養親族の確認

    edit世帯主 住民票に記載されている現在の居住地の世帯主との続柄に間違いがないか確認します。

    edit扶養親族情報 あなたが扶養している親族の名前・生年月日・続柄などを登録して行きます。
    昨年度に比べ扶養家族に変化があった場合は適宜追加・編集を行います。

    edit扶養親族の収入 扶養している親族に収入がある場合は入力をします。
    「所得」欄は、親族の方がお勤めの場合(所得が給与のみの場合)は職場から受け取った源泉徴収票に記載されている「給与所得控除後の金額」を入力します。
    それ以外の場合は、事業の帳簿などから所得金額を転記します。給与とそれ以外の所得を両方得ている場合は、各所得の合計金額を計算して記入します。 help_outline扶養控除の内容を記入する

    editマイナンバー 扶養親族のマイナンバーも登録します。

    扶養項目の確認が終わり、問題がなければ「この内容で担当者へ提出する」を押して入力を終了してください。

    保険料の確認

    保険料を支払っている場合は、保険会社から届く保険料控除証明書をもとに入力をして行きます。
    控除証明書をアップロードを押し、入力した証明書の写真を撮ってアップロードします。
    内容を確認して「この内容で担当者へ提出する」ボタンを押してください。

    ※写真をアップロードした後、書類の原本は労務担当者へ提出してください。

    住宅ローンの確認

    年末調整では、住宅ローンを組んで2年目以降の方を対象に控除額の計算を行います。
    入力項目は、税務署と金融機関から届いた書類をもとに入力をします。
    内容を確認して「この内容で担当者へ提出する」ボタンを押してください。

    住宅ローンが無い方・ローン初年度の方は「住宅ローンはない」を選択します。
    住宅ローン初年度の方はご自身で確定申告が必要になりますので、国税庁のホームページに従って確定申告をするようにしてください。 chevron_right国税庁:住宅ローン控除を受ける方へ

    以上で年末調整の入力は完了です。お疲れさまでした。

    内容に不備があった場合、担当者から差し戻しのメールが届くことがあります。 差し戻しがあった場合、該当項目に「要修正」と表示されますので入力不備項目を確認・修正をして再提出してください。